Dez Mil Livros Num Único Ficheiro Excel

Um colecionador privado tinha reunido uma biblioteca de mais de dez mil livros distribuída por uma residência.

O catálogo inteiro vivia num único ficheiro Excel.

Isto não é uma crítica ao proprietário. Uma folha de cálculo é a ferramenta certa para os primeiros duzentos ou trezentos livros, e continua a ser quase certa durante muito mais tempo do que seria de esperar. É exatamente assim que uma coleção chega às cinco casas decimais dentro de uma só folha.

O que uma folha de cálculo deixa de fazer a esta escala

Tudo, exceto guardar.

Procurar significa Ctrl+F, e o Ctrl+F não sabe que José e Jose são o mesmo autor. Não há forma fiável de perguntar em que prateleira está um livro, a não ser que alguém o tenha escrito numa coluna e o tenha escrito sempre da mesma maneira. Duas pessoas não podem trabalhar no ficheiro ao mesmo tempo. E uma ordenação descuidada, com as colunas destravadas, desalinha silenciosamente dez mil linhas umas em relação às outras. É a falha que ninguém deteta senão meses depois.

O pedido era um catálogo que o proprietário pudesse realmente pesquisar, que continuasse a funcionar, e que não ficasse alojado na plataforma de outra pessoa.

O que construímos

Um catálogo web, alojado por nós, na Europa.

Camada	Escolha
Frontend	React, TypeScript, Vite, Tailwind, TanStack Query, Zod
Backend	PocketBase, self-hosted
Alojamento	Docker multi-stage para Nginx, no nosso próprio VPS
Cópias de segurança	Diárias, às 04:30 UTC

Dezanove campos por livro: título, subtítulo, autor, editora, local e data de edição, língua, tema e subtema, tamanho, páginas, encadernação, coleção, tradução, ilustração, observações e, sobretudo, divisão e localização física, porque uma biblioteca privada organiza-se por onde as coisas estão.

A pesquisa ignora acentos e abrange título, autor, editora e tema. Em português, é essa a diferença entre um catálogo que se usa e um catálogo que se abandona.

Três níveis de permissões: administrador, editor e apenas leitura.

O que deliberadamente não faz

Não existe campo de preço. Não existe stock, custo, venda, cliente, encomenda, fatura nem fornecedor.

Estamos a enumerar ausências porque elas são o desenho. Isto é o catálogo de uma coleção que alguém possui, não o inventário de bens que alguém vende. Construir os campos de uma loja que o proprietário não tem acrescentaria superfície para manter e perguntas para responder, sem nada em troca.

Vale a pena dizer que nós próprios errámos nisto. Até esta semana, o nosso site descrevia este projeto como um sistema bibliotecário empresarial construído para instituições de ensino. Não é nem uma coisa nem outra. Corrigimos, nas duas línguas, no dia em que demos por isso.

A parte que interessa mesmo

Qualquer pessoa constrói um catálogo. O teste é conseguir alterar dez mil registos em produção sem estragar nenhum.

Duas operações, ambas sobre dados reais.

Uma importação de 29 livros novos, a partir de um ficheiro pontual que o proprietário enviou oito meses depois do lançamento. Dezanove colunas a mapear no esquema. No fim, lemos 551 campos individuais de volta da base de dados e comparámos cada um com a origem: 0 divergências. Uma comparação da coleção inteira com a cópia de segurança anterior à importação mostrou 29 registos adicionados e 0 registos preexistentes alterados ou removidos.

Uma unificação de grafia em toda a coleção. Duas variantes do nome de uma divisão tinham divergido. Corrigimos 92 registos e verificámos depois que foram exatamente 92 os modificados, que a divisão foi o único campo alterado em todos eles e que houve 0 alterações colaterais. O total manteve-se.

Dois pormenores sobre o método, que importam mais do que os números:

• Testámos a semântica das atualizações num esquema clonado antes de tocar em registos reais, em vez de assumir que uma atualização parcial deixaria intactos os campos não indicados.
• A execução em vazio apanhou um erro na nossa própria ferramenta de importação que teria inserido os 29 livros duas vezes. Nunca chegou à coleção real, porque corremos primeiro contra nada.

É este o argumento todo. Não "construímos um catálogo", mas alterámos 10.000 registos em produção e conseguimos mostrar, campo a campo, que só mudámos o que era suposto mudar.

Onde está hoje

No ar, alojado por nós na Europa, com cópias de segurança diárias, e com mais de 10.000 livros.

Se isto lhe soa familiar

O padrão não é sobre livros. É sobre uma folha de cálculo que deixou de ser uma folha de cálculo: várias pessoas a editá-la, sem validação, por isso um erro só aparece meses depois; sem permissões, por isso quem precisa de ver uma linha vê todas; e com uma pesquisa que se resume a abrir o ficheiro e carregar em Ctrl+F.

Se existe algures na sua empresa uma folha que passou discretamente a ser o sistema onde tudo está, vale uma conversa de vinte minutos.

Este caso é publicado de forma anónima. Não é identificado nenhum cliente, coleção ou local.